Certificado digital é obrigatório para empresa e MEI? Qual tipo (A1 ou A3) e quando vence

O MEI é dispensado de certificado digital. A empresa do Simples com até um empregado entrega DCTFWeb e eSocial pela conta gov.br, mas precisa de certificado para NF-e de produto e nota por sistema. No Lucro Presumido, ou com dois ou mais empregados, é obrigatório. O A1 (arquivo) vale até 1 ano; o A3 (token ou nuvem), até 5.

Atualizado em 22/10/2026, com as normas conferidas nesta data.

O certificado digital é a identidade eletrônica da empresa (e-CNPJ) ou da pessoa (e-CPF), emitida por uma autoridade certificadora credenciada na ICP-Brasil. Ele serve para entrar em sistemas do governo e, principalmente, para assinar: nota fiscal, declaração e escrituração. Quando a regra exige assinatura com certificado, a conta gov.br não resolve.

Quando o certificado é obrigatório para a empresa

Não existe uma regra única dizendo "toda empresa precisa de certificado". Cada obrigação diz se aceita outra forma de acesso. O quadro abaixo junta as que mais aparecem no dia a dia de uma empresa pequena, conferidas em 22/10/2026:

As fontes de cada linha: o Guia do Emissor Nacional Web (itens 10.6.1 e 10.6.3) e a FAQ da NFS-e nacional (itens 3.1 e 17.7), o Ajuste SINIEF 07/2005 (cláusula terceira, IV), a IN RFB 2.237/2024 (art. 5º), o manual do eSocial (item 8.2.2.1), as INs RFB 2.003/2021 e 2.004/2021 e a página de acesso ao e-CAC.

Na prática, isso dá três situações:

• MEI: dispensado. Detalhe na próxima seção.
• Simples Nacional com até um empregado e só serviço: consegue cumprir DCTFWeb, eSocial e a NFS-e no site sem certificado, com o gov.br prata ou ouro do responsável e o usuário e senha do Emissor Nacional (a ME e a EPP não entram nele pelo gov.br). O certificado passa a ser necessário para vender produto com NF-e, para emitir nota por sistema e para os serviços do e-CAC que ainda exigem certificado.
• Simples com dois ou mais empregados, Lucro Presumido ou Lucro Real: a DCTFWeb precisa ser assinada com certificado ICP-Brasil, e no Presumido e no Real entram ainda a ECF e, em geral, a ECD. Aqui o certificado é obrigatório.

Um cuidado: o e-CPF do sócio não substitui o e-CNPJ em tudo. Para emitir NFS-e por sistema, a assinatura exige o certificado do próprio prestador, e a NF-e exige certificado com o CNPJ da empresa.

MEI precisa de certificado digital?

Não. A Resolução CGSN 140/2018, art. 110, dispensa o MEI de certificação digital para cumprir obrigações principais ou acessórias e para recolher o FGTS. Na prática:

• a NFS-e do MEI é emitida no Emissor Nacional sem exigência de certificado para entrar nem para assinar (art. 106-A, § 3º, II, incluído pela Resolução CGSN 169/2022);
• o DAS (PGMEI) e a DASN-SIMEI pedem só o CNPJ;
• o eSocial do MEI com até um empregado funciona com o gov.br prata ou ouro.

E a NF-e de produto? A regra nacional também dispensa o MEI dela, mas deixa o estado exigir quando oferece um sistema gratuito de emissão, "respeitado o disposto no art. 110", que é a dispensa de certificado (art. 106, § 1º, III, da Resolução CGSN 140/2018). Se você é MEI e vai vender produto, confira com a Secretaria da Fazenda do seu estado como ela oferece essa emissão.

Quando o MEI cresce e vira ME, a dispensa acaba e o certificado entra na rotina. Os posts sobre quando o MEI ultrapassa o limite de faturamento e sobre o desenquadramento do MEI para ME explicam essa passagem.

A1 ou A3: qual escolher

Os dois tipos de certificado descritos na página do ITI são o A1 e o A3. A diferença está em onde fica a chave e por quanto tempo vale:

A página do ITI dá ao A1 validade de 1 ano e ao A3 de 1 a 5 anos, e a DOC-ICP-04 (Tabela 6) fixa o máximo do A3 em 5 anos. Dentro desse limite, quem define o prazo é a contratação.

Para a empresa que quer que o contador ou um sistema emita as notas sem depender de alguém plugar um token, o A1 é o mais prático. O A3 vale mais tempo, mas o token físico precisa estar no computador que assina.

A regra está mudando. A Resolução CG ICP-Brasil 211/2024, de 31/10/2024, extinguiu o tipo A1 (art. 3º) e criou o selo eletrônico para pessoa jurídica, que não pode ser usado para assinar como manifestação de vontade da empresa (art. 4º). Pela regra de transição (art. 13), os certificados A1 e A3 do modelo anterior podem ser emitidos e usados na cadeia V5 até 02/03/2029. O manual do eSocial (item 8.2.1.1) e a FAQ da NFS-e nacional (item 17.1) ainda falam em certificado "A1 ou A3".

Quando o certificado vence e como saber

A data de validade está no próprio certificado. No A1, ela aparece ao abrir o arquivo ou no sistema onde ele está instalado; no A3, no programa do token ou da certificadora.

A certificadora que emitiu o seu certificado tem essa data e o e-mail do cadastro. Antes de pagar uma oferta de renovação, confira a data no certificado e se quem oferece é a certificadora que você contratou.

Vencido, o certificado não assina mais nada: a chave só pode ser usada durante a validade (DOC-ICP-04, item 6.3.2.1). Para a empresa, isso significa nota por sistema parada e declaração que não transmite até sair o novo.

Renovar é emitir um certificado novo. Pela Instrução Normativa ITI 36/2026 (art. 34), o pedido pode seguir os mesmos requisitos da primeira emissão, ser assinado com um certificado válido do tipo A3 ou superior ou ser feito por videoconferência. Quem tem A1 não usa o próprio certificado para isso: passa de novo pela identificação, presencial ou por videoconferência.

Peça o novo antes do vencimento: se o antigo vencer antes de o novo estar instalado, a empresa fica sem assinar nesse intervalo.

Sobre o preço, não há tabela oficial. Segundo o ITI, cada autoridade certificadora informa o custo do certificado.

Procuração eletrônica: quando o contador não precisa do seu certificado

Para o contador acessar os serviços da Receita em nome da empresa, não é preciso mandar o certificado. A IN RFB 2.320/2026 chama isso de autorização de acesso (a antiga procuração eletrônica):

• o responsável pela empresa no CNPJ concede pela conta gov.br, nível prata ou ouro (art. 7º);
• vale pelo prazo que ele escolher, de até 5 anos (art. 7º, § 1º, IV);
• o contador precisa validar a autorização em até 30 dias (art. 7º, § 2º).

A autorização resolve o e-CAC. Ela não substitui o certificado onde a assinatura tem de ser da empresa: a NFS-e por sistema exige o certificado do próprio prestador, e a FAQ da NFS-e nacional (item 17.7) diz que não há procuração para isso hoje. A NF-e de produto, em regra, também é assinada com o certificado do emitente.

Como a Ext. cuida do certificado

Nos planos da Ext., o certificado digital A1 vem incluído, inclusive na abertura de empresa, que não tem custo de serviço. Com ele, a gente emite as suas notas pelo sistema, e a plataforma acompanha a validade e avisa pelo WhatsApp antes de vencer. Para isso, o certificado precisa ser e-CNPJ: o e-CPF do sócio não serve para emitir as notas da empresa.

Se você ainda vai abrir a empresa, ou está saindo do MEI, vale planejar o certificado junto com o regime. O guia do Simples Nacional 2026 mostra o que muda na rotina de quem passa a ser ME.