Como trocar de contador sem parar a empresa? Passo a passo

Dá para trocar de contador a qualquer momento, sem parar a empresa. A empresa segue emitindo nota e pagando guia; muda quem cuida disso. O caminho é contratar o novo contador, fazer o distrato com o antigo (respeitando o aviso prévio do contrato), passar acessos e documentos e combinar a partir de qual competência cada um responde.

Normas conferidas em 29/10/2026.

Quando vale trocar de contador

Sinais de que o serviço atual já custa mais do que a mudança:

• A guia chega em cima do vencimento, com valor errado ou só depois que você cobra.
• Você não sabe em qual regime, anexo ou faixa a empresa está, nem se o Fator R se aplica ao seu caso.
• Ninguém responde quando a empresa muda: novo sócio, serviço para o exterior, primeiro funcionário.
• A empresa recebeu aviso da Receita ou da prefeitura e o contador não explicou o que fazer.

O que muda e o que não muda na troca

Passo a passo da troca

1. Escolha o novo contador e defina a competência da virada

Antes de avisar o contador atual, feche com o novo e defina a partir de qual competência (mês de referência dos fatos) ele assume. Tudo o que vem depois depende dessa data. Confira também o contrato atual: a Resolução CFC nº 1.590/2020 exige que o contrato de serviços contábeis tenha cláusula de rescisão com prazo de aviso prévio, e é esse prazo que vale para a saída.

2. Avise o contador atual e assine o distrato

A mesma Resolução CFC nº 1.590/2020 (arts. 6º a 10, vigentes em 29/10/2026) define o que acontece no fim do contrato:

• O distrato é obrigatório e registra o fim das responsabilidades de cada lado. Se não for possível assiná-lo, o contador deve notificar o cliente do encerramento.
• Os documentos voltam para a empresa. O distrato precisa trazer a forma e o prazo de devolução de livros contábeis, documentos e arquivos das obrigações entregues ao Fisco, inclusive os eletrônicos.
• O contador que sai informa o novo sobre os fatos de que ele precisa tomar conhecimento.
• O período dele continua com ele. As obrigações acessórias das competências do contrato são do contador que sai, mesmo que o prazo vença depois, e as demonstrações contábeis do período dele também, salvo disposição expressa em contrário no contrato ou no distrato.

3. Passe os acessos ao novo contador

• Autorização de acesso na Receita. É o nome que a Instrução Normativa RFB nº 2.320/2026 dá ao que muita gente chama de procuração do e-CAC. Ela é concedida pelo titular da conta gov.br, pela internet, no Portal de Serviços da Receita (servicos.receitafederal.gov.br). Ela lista com exatidão os serviços autorizados, tem prazo de no máximo cinco anos, fixado por quem concede, e o contador precisa validá-la em até 30 dias. Quem não tem conta gov.br prata ou ouro usa a procuração digital, emitida no mesmo portal e entregue à Receita com os documentos em até 30 dias (arts. 2º, IV, 8º e 9º). Na mesma etapa, cancele a do contador antigo: a autorização é emitida e cancelada só pela internet.
• Certificado digital da empresa (e-CNPJ). Se o arquivo e a senha do certificado ficaram com o contador antigo, inclua a devolução no distrato e converse com a certificadora que o emitiu sobre a segurança dele. Se a empresa ainda não tem, veja se o certificado digital é obrigatório.
• Emissor de notas. O login do emissor da prefeitura ou do Emissor Nacional da NFS-e (gov.br/nfse), conforme onde a empresa emite.
• Folha de pagamento, se a empresa tem funcionários ou paga pró-labore: os acessos e o histórico de envios da folha. A autorização de acesso da Receita não cobre todos os sistemas da folha: o FGTS Digital e o DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista) usam procuração própria, cadastrada no Sistema de Procuração Eletrônica (SPE) do Ministério do Trabalho e Emprego, com login gov.br; no FGTS Digital, o procurador entra com certificado digital (Portaria MTE nº 240/2024, art. 7º, caput e § 2º; Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 25, § 1º). Revogue lá também a procuração do contador antigo. O DET vale mesmo para empresa sem empregado.

4. Entregue os documentos e o histórico

O novo contador começa do ponto em que o antigo parou. Peça ao contador que sai:

• contrato social e todas as alterações;
• balanços, balancetes e livros contábeis dos anos anteriores;
• declarações entregues e recibos (PGDAS-D, DEFIS, as da folha) e as guias pagas;
• parcelamentos em andamento e certidões;
• da folha: cadastro de funcionários, férias, 13º e rescisões.

Um ponto pede atenção no Simples Nacional: a alíquota de cada mês usa a receita bruta acumulada dos 12 meses anteriores (LC nº 123/2006, art. 18, § 1º). Para quem já era optante, o PGDAS-D já guarda essas receitas. O que o novo contador precisa receber é a folha: em atividade sujeita ao Fator R, a apuração pede a folha de salários dos 12 meses anteriores, com encargos (Manual do PGDAS-D e Defis, versão de 17/06/2025). Sem esse histórico, o novo contador pode errar o anexo do primeiro DAS.

5. Atualize o contador no cadastro do CNPJ

O contador responsável aparece no cadastro do CNPJ. A troca é o evento 232 da tabela de eventos da Receita, "alteração do contabilista ou da empresa de contabilidade" (o 233 é a exclusão). O pedido sai pela Redesim, com a conta gov.br, como alteração de dados da pessoa jurídica, informando o CPF ou o CNPJ do novo contador ou escritório. A Secretaria da Economia de Goiás, por exemplo, descreve esse caminho, informa que ele é gratuito e alerta que pode ser preciso encaminhar documentos à Receita para concluir. Peça ao novo contador para preparar o pedido.

Estado e prefeitura podem ter cadastro próprio do contador. Pergunte ao novo contador se a sua cidade e o seu estado recebem a troca pela Redesim ou pedem uma atualização à parte.

Prazos e riscos do mês da troca

O risco da troca não é a empresa parar: é uma competência ficar sem dono. Os prazos que mais pesam no Simples Nacional:

• DAS: vence no dia 20 do mês seguinte ao da receita, ou no dia útil seguinte quando não há expediente bancário (Resolução CGSN nº 140/2018, art. 40, caput e § 3º), e o PGDAS-D tem de ser transmitido até esse vencimento (art. 38, § 2º, II). Exemplo: se o novo contador assume a partir da competência outubro, a apuração de setembro, que vence em 20 de outubro, é de uma competência do contrato antigo. Pela leitura do art. 10 da resolução do CFC, a declaração (PGDAS-D) fica com o contador que sai, salvo disposição expressa do contrato. Na dúvida, escreva no distrato.
• DEFIS: a declaração anual do Simples vai até 31 de março do ano seguinte (Resolução CGSN nº 140/2018, art. 72, § 1º). No ano da troca, ela cobre meses dos dois contadores: deixe escrito no distrato quem entrega e quais dados o antigo passa. Mais detalhes no post sobre prazo e multa da DEFIS.
• Folha: os envios mensais da folha também têm competência. Defina quem transmite o mês da virada e quem cuida de férias e rescisões que começaram com o contador antigo.

Os erros que travam uma troca:

1. A guia do mês da virada não é apurada porque cada contador achou que era do outro.
2. A autorização de acesso da Receita ou a procuração do SPE do contador antigo continua ativa depois do distrato.
3. O certificado digital fica só com o contador antigo.
4. O histórico da folha não chega ao novo contador e o primeiro DAS sai no anexo errado.

Como a Ext. conduz a migração

Na Ext., a troca começa online: dados da empresa e contrato digital, pelo celular. O time diz exatamente o que pedir ao contador atual e confere a situação antes de assumir: guias em aberto, certidões e enquadramento. Se houver pendência, você fica sabendo antes. A Ext. assume a partir da próxima competência, e a primeira guia chega no seu WhatsApp.

No plano Básico, a empresa passa a usar o endereço fiscal da Ext., em Ourinhos (SP), e isso muda a sede no contrato social. Nos planos Essencial e Premium, você pode manter o seu endereço.

A migração não tem custo em nenhum plano e não há fidelidade: para sair, basta avisar com 30 dias de antecedência. A Ext. atende prestadores de serviço e pequenas empresas de várias áreas; confira se a sua atividade está na lista e veja como funciona a troca de contador na Ext..